CASOS DE ÉXITO
Optimización y reingeniería del Servicio de Nóminas para mayor eficiencia y escalabilidad
Antecedentes y situación inicial:
La empresa actúa como unidad dentro de un grupo asegurador líder, encargándose del Business Process Outsourcing (BPO) de Administración de Personal, gestionando:
- 7.200 empleados en toda España.
- 42 empresas dentro del grupo.
- Más de 50 convenios colectivos y pactos laborales.
Desafíos identificados:
- Falta de estandarización en procesos, ya que el equipo proviene de distintos departamentos de RR.HH. de las empresas del grupo.
- Baja flexibilidad operativa, donde cada persona solo gestiona tareas específicas para determinadas empresas.
- Necesidad de definir niveles de servicio (SLA) claros para los clientes internos.
Para mejorar la calidad y eficiencia del servicio, se requería un análisis profundo y una reingeniería operativa.
Intervención de EIM:
Un equipo especializado en optimización de procesos y gestión de RR.HH. ejecutó un plan estructurado en tres fases:
Diagnóstico de situación:
- Análisis de capacidades, habilidades, funciones y tareas.
- Evaluación de herramientas tecnológicas (SAP RRHH, hojas de cálculo, sistemas de comunicación y registro).
- Estudio de la organización interna, identificación de cuellos de botella y puntos de mejora.
- Revisión de trabajos previos de consultoría de procesos.
Diseño del modelo de mejora del servicio:
- Industrialización y reingenieríadel servicio para optimizar la ejecución de tareas.
- Nueva estructura organizativa basada en una jerarquía optimizada:
– Un gerente con siete expertos, donde uno lidera la tecnología y los demás combinan gestión de clientes con especialización en procesos clave.
– Creación de una “fábrica de tareas”, donde los técnicos de RR.HH. pueden ejecutar múltiples procesos mediante formación continua. - Implementación de una biblioteca documentalcon procesos estandarizados.
Implementación de herramientas de control y seguimiento:
- Cuadro de mandocon volumetrías para medir la carga de trabajo y optimizar recursos.
- Revisión continua de SLA y mejora en la comunicación con clientes internos.
Resultados:
Optimización de la estructura organizativa, permitiendo mayor eficiencia y flexibilidad.
Mejora de la productividad sin necesidad de aumentar personal, facilitando la incorporación de nuevos clientes.
Escalabilidad demostrada: se podrá asumir la gestión de una empresa de 3.000 empleados adicionales sin ampliar la plantilla.
Mayor visibilidad y control del servicio mediante el uso de métricas y cuadros de mando
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