Informativa privacy – Workshop

1) Titolare del trattamento dei Dati

Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento Generale sulla protezione dei dati – Regolamento UE 2016/679 (GDPR), Executive Interim Management Italia S.r.l. (di seguito, “Titolare”, e/o “E.I.M. Italia”), con sede legale in Milano (MI), in via Santa Maria Segreta, n°6 – 20123 (C.F. 11037500151), è il Titolare, ex art. 24 del GDPR, del trattamento dei dati personali (“Dati”) di colui che assiste ai workshop organizzati da E.I.M. Italia (di seguito, “Interessato”).

E.I.M. Italia informa pertanto l’Interessato che i dati personali acquisiti verranno trattati nel rispetto del GDPR. In relazione a tale trattamento il Titolare fornisce le seguenti informazioni.

Per “trattamento” (ex art. 4 n. 2 del GDPR) si intende qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.

Tale trattamento deve essere improntato ai principi di liceità, correttezza, trasparenza e minimizzazione tutelando la riservatezza e i diritti dell’Interessato.

a) Dati obbligatori: nome, cognome, indirizzo e-mail;

2) Dati personali raccolti e trattati

Per dato personale si intende qualsiasi informazione che riguarda l’Interessato ed è allo stesso riferibile.

Nello specifico il trattamento riguarderà i Dati dell’Interessato, quali: nome, cognome, recapito telefonico, indirizzo e-mail, job title, riferimento azienda, nonché l’immagine dell’Interessato ai fini delle riprese video dell’evento.

3) Finalità del trattamento dei Dati

I Dati raccolti verranno trattati per:
a) contattare l’Interessato al fine di invitarlo ai workshop;
b) trasmettere al medesimo le comunicazioni contenenti le informazioni e i materiali relativi ai workshop, nonché informazioni sulla loro organizzazione;
c) con specifico riferimento all’immagine, la stessa verrà trattata per documentare lo svolgimento dell’evento e per realizzare foto / video relativi ai workshop, che, previo consenso dell’Interessato, saranno pubblicati, quanto ai video, sul sito web https://www.eim.com/it/ quanto alle fotografie, esse saranno pubblicate sul predetto sito, sui social network utilizzati da E.I.M. Italia, sui mezzi di informazione in versione on-line e cartacea, nonché allegate alle comunicazioni e-mail inviate da E.I.M. Italia ai membri della propria Community;
d) previo consenso dell’Interessato, esecuzione di attività promozionale e di marketing (a titolo esemplificativo: invio newsletter di informazione e aggiornamento sull’attività svolta da E.I.M. Italia e dal Gruppo E.I.M. e sull’attività di consulenza di direzione aziendale; inviti a partecipare ad eventi organizzati da E.I.M. Italia nell’ambito della propria attività professionale; inviti a partecipare a eventuali survey; comunicazioni per organizzare incontri professionali; messaggi in occasione di ricorrenze).
I Dati acquisiti potrebbero essere utilizzati, ai sensi e per gli effetti delle disposizioni del GDPR, per esercitare l’eventuale difesa in sede giudiziaria dei diritti del Titolare.

4) Base giuridica del trattamento dei Dati

La base giuridica del trattamento dei Dati raccolti per le finalità di cui al punto 3), lettere a), b), c), d) è rappresentata dal consenso dell’Interessato.
La base giuridica del trattamento dei Dati raccolti per la finalità relativa dall’eventuale difesa in sede giudiziale è rappresentata dal legittimo interesse del Titolare.

5) Modalità del trattamento dei Dati

I Dati raccolti sono trattati dal Titolare nel rispetto dei principi stabiliti dal GDPR in materia di protezione dei dati personali.
I Dati raccolti verranno inseriti nelle pertinenti banche dati e trattati in forma cartacea nonché mediante strumenti informatici e telematici.
I Dati saranno trattati da soggetti espressamente designati dal Titolare quali Responsabili o Incaricati del trattamento dei dati personali.
Il Titolare e i predetti soggetti potranno effettuare operazioni di raccolta, analisi, organizzazione, strutturazione, utilizzo, consultazione, elaborazione, raffronto ed ogni altra operazione di trattamento di cui all’art. 4, n. 2 del GDPR, anche parzialmente automatizzata, nel rispetto delle disposizioni di legge necessarie a garantire, tra l’altro, la riservatezza, la sicurezza, l’integrità, la disponibilità, l’esattezza, l’aggiornamento e la pertinenza dei dati e nel rispetto delle finalità sopra indicate al precedente punto 3.
Nell’ambito del trattamento dei Dati raccolti, E.I.M. Italia non utilizza processi decisionali interamente automatizzati.
Specifiche misure di sicurezza sono adottate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi o divulgazioni non autorizzati.

6) Natura del conferimento dei Dati

Il conferimento dei Dati e il relativo trattamento sono necessari in relazione alle finalità indicate nel precedente punto 3), lettere a), b), c). Pertanto, il loro mancato conferimento non consentirà ad E.I.M. Italia di svolgere le attività indicate nel citato punto 3).

Il conferimento dei Dati e il relativo trattamento per la finalità di cui al punto 3) lettera d) non è obbligatorio e, in caso di mancato consenso all’utilizzo dei Dati per tale finalità, E.I.M. Italia non effettuerà le attività previste dall’indicato punto 3), lettera d).

7) Ambito di comunicazione dei Dati

Nei limiti strettamente pertinenti alle finalità indicate al precedente punto n. 3, i Dati raccolti potranno essere comunicati ai soggetti sottoindicati (società e/o persone fisiche):

dipendenti e collaboratori di E.I.M. Italia, da quest’ultima incaricati del trattamento dei dati;
società del gruppo E.I.M.;
persone fisiche o società che prestano servizi a E.I.M. Italia e che trattano i dati in qualità di Incaricati o in qualità di Responsabili del trattamento dei dati, quali a titolo esemplificativo, i soggetti che si occupano della gestione e manutenzione dei sistemi informatici e telematici, della gestione del sito web, della gestione della comunicazione di E.I.M. Italia, della gestione del servizio di hosting e di cloud computing;
società e studi legali per la consulenza, nonché per l’eventuale accertamento, esercizio, difesa in sede giudiziaria dei diritti del Titolare;
enti pubblici, autorità competenti e/o organi di vigilanza per l’espletamento degli obblighi di legge.

L’elenco aggiornato dei Responsabili del trattamento è a disposizione presso la sede legale di E.I.M. Italia.

8) Trasferimento dei Dati all’estero

I Dati raccolti vengono trasferiti anche all’estero in Paesi situati nello Spazio Economico Europeo, per essere trattati, nell’ambito delle finalità indicate al punto 3, da società del Gruppo E.I.M. poste nello Spazio Economico Europeo, nonché da soggetti che, tramite server collocati nello Spazio Economico Europeo, prestano servizi di cloud computing e di hosting a E.I.M. Italia sulla base di accordi in essere con il Gruppo E.I.M.

Sempre nell’ambito delle finalità indicate al punto 3, i soggetti che prestano servizi di cloud computing e di hosting a E.I.M. Italia potrebbero trasferire i Dati a soggetti infragruppo nonché a fornitori terzi anche situati in Paesi posti al di fuori dello Spazio Economico Europeo. In tal caso, detto trasferimento sarà attuato garantendo un livello adeguato di protezione dei Dati personali e nel rispetto delle disposizioni contenute nel GDPR, mediante: trasferimento dei Dati a soggetti situati in Paesi per i quali sia stata emessa una decisione di adeguatezza da parte della Commissione Europea; e/o trasferimento dei Dati a soggetti obbligati ad attenersi, nel trattamento dei dati, a Binding Corporate Rules; e/o trasferimento dei Dati ai sensi di un accordo che contenga clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione Europea. Nel caso di trasferimento dei Dati in Paesi situati al di fuori dello Spazio Economico Europeo, le leggi applicabili in tali Paesi potrebbero consentire a governi, tribunali e autorità pubbliche, ivi situati, di accedere a tali Dati.

9) Luogo di trattamento dei Dati

I Dati raccolti saranno trattati: presso E.I.M Italia S.r.l., con sede in Milano (MI), in via Santa Maria Segreta, n°6 – 20123 – Italia; presso i Responsabili o Incaricati del trattamento dei Dati, indicati nel precedente punto 7 (“Ambito di comunicazione dei Dati”); presso i soggetti indicati al precedente punto 8, secondo capoverso (“Trasferimento dei Dati all’estero”).

10) Durata del trattamento dei Dati

Per le finalità indicate al precedente punto 3), lettere a), b), c) i Dati saranno conservati e trattati per un periodo di 5 anni dallo svolgimento dell’ultimo workshop al quale l’Interessato è stato invitato a partecipare.

I Dati raccolti saranno trattati e conservati per finalità promozionale e di marketing di cui al punto 3), lettera d) per un periodo di 36 mesi dalla sottoscrizione della presente informativa.

11) Diritti dell’Interessato

In ogni momento l’Interessato potrà esercitare i propri diritti nei confronti del Titolare ai sensi degli artt. 12, 15, 16, 17, 18, 20, 21 e 34 GDPR, che qui di seguito si indicano.

a. L’Interessato ha diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno di Dati personali che lo riguardano e la loro comunicazione in forma intelligibile.

b. L’Interessato ha diritto di ottenere le seguenti informazioni:

sull’origine dei Dati personali;
sulle finalità del trattamento cui sono destinati i Dati personali e sulle modalità del trattamento degli stessi;
sulle categorie di Dati personali trattati;
sul periodo di conservazione dei Dati personali;
sull’esistenza di un processo decisionale automatizzato e sulla logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;
sugli estremi identificativi del Titolare e, se designato, del Responsabile del trattamento;
dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i Dati personali possono essere comunicati o di soggetti che possono venire a conoscenza dei Dati, in qualità di rappresentanti designati nel territorio dello Stato, di Responsabili o Incaricati interni o esterni.

c. L’Interessato ha diritto di revocare il consenso prestato, salve le conseguenze di cui al precedente punto 6.

d. L’Interessato ha altresì il diritto di ottenere:

l’aggiornamento, la rettifica ovvero, quando vi ha interesse, l’integrazione e la limitazione dei Dati, in conformità a quanto previsto agli articoli 16 (“Diritto di rettifica”) e 18 (“Diritto di limitazione di trattamento”) del GDPR;
la cancellazione dei Dati che lo riguardano nei casi stabiliti dall’art. 17 (“Diritto alla cancellazione – “Diritto all’oblio”) del GDPR;
la disponibilità in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, dei Dati che lo riguardano forniti al Titolare e ha il diritto di trasmettere tali Dati ad un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte del Titolare del trattamento e, se tecnicamente fattibile, di ottenerne la trasmissione diretta, alle condizioni stabiliti all’art. 20 (“Diritto alla portabilità dei dati”) del GDPR.

e. ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 21 (“Diritto di opposizione”) del GDPR, l’Interessato ha diritto di opporsi, in qualsiasi momento al trattamento dei Dati che lo riguardano per motivi connessi alla sua situazione particolare, ancorché pertinenti alle finalità della raccolta, ferme festando le possibili conseguenze di cui al precedente punto 6.

f. L’Interessato che si ritenga leso nelle sue prerogative ha diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante Italiana (https://www.garanteprivacy.it/home/diritti/come-agire-per-tutelare-i-tuoi-dati-personali), fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale.

12) Contatti

Per contattare il Titolare E.I.M. Italia S.r.l. in relazione al trattamento dei Dati, nonché per esercitare i diritti indicati al precedente punto 11, l’Interessato potrà presentare richiesta al Titolare medesimo, anche per il tramite di un delegato, utilizzando i seguenti indirizzi.

E-mail: privacy.it@eim.com
PEC: eim@pec.it
Raccomandata: via Santa Maria Segreta, n°6 – c.a.p. 20123 – Milano, Italia (sede legale di E.I.M. Italia S.r.l.).

Alla richiesta verrà fornito idoneo riscontro senza ingiustificato ritardo e comunque entro un mese, prorogabile di due mesi, dal ricevimento della stessa, ai sensi dell’art. 12 del GDPR.