Fondamenta digitali per la crescita: governance e soluzioni ERP nell’ FMCG

Un gruppo italiano dell’intimo, con operazioni in diversi Paesi e attivo nei canali tradizionali, GDO/GDS, export, retail ed e-commerce, operava con un sistema informativo obsoleto.

L’ERP AS/400 legacy e un insieme eterogeneo di applicazioni fortemente customizzate generavano silos informativi, attività manuali e reporting incoerente. La limitata scalabilità, la scarsa integrazione e l’assenza di processi strutturati di pianificazione e controllo compromettevano la tracciabilità e il time‑to‑market tra le diverse entità.

Per supportare la crescita e migliorare l’efficienza operativa, era necessario standardizzare i processi core, sostituire i sistemi obsoleti e definire una roadmap ERP di Gruppo articolata in quattro fasi: Assessment, Selection, Pilot e Rollout. La Fase 1, avviata in Italia, prevedeva il supporto di EIM come advisor super partes nella selezione della piattaforma ERP e del partner di implementazione, oltre alla definizione del piano strutturato per le fasi successive.

Il progetto, della durata di quattro mesi, è stato guidato da un Partner EIM con il supporto di un Senior Consultant EIM e di un ERP Program Lead ad interim incaricato del coordinamento operativo del programma.

Obiettivo: creare le fondamenta per un ERP di Gruppo scalabile, integrato e coerente, garantendo una selezione oggettiva della soluzione, una roadmap chiara e l’avvio di iniziative operative immediate per migliorare efficienza e controllo.

Le azioni intraprese da EIM

La trasformazione è iniziata con la mappatura delle interfacce e dei flussi dati esistenti, la definizione del target integration landscape e dell’ownership dei master data. È stata condotta una raccolta rapida dei requisiti attraverso tutte le funzioni, producendo matrici pesate e il pacchetto RFP firmato. Il team ha gestito l’intero processo di selezione del fornitore dal market scan iniziale alla definizione di longlist e shortlist, coordinando demo, POC e reference check dei vendor. È stato costruito un modello di scoring basato su functional fit, TCO, scalabilità e delivery risk, che ha portato alla raccomandazione finale.

Parallelamente, sono stati negoziati scope, commerciali, SLA, milestone, regole di change order e clausole di uscita. È stata definita la macro‑roadmap (Design ottobre–gennaio; Build/Test 2026; Cut‑over/Go‑live inizio 2027) con relativo resource plan. Sono state inoltre create le fondamenta del PMO — RAID log, decision log, communication plan e steering cadence — e identificate quick wins pre‑ERP: S&OP per la pianificazione pull‑based, ottimizzazione stock e lead time, internalizzazione del packaging in Albania, centralizzazione dei flussi logistici e di packing, standardizzazione dello sviluppo prodotto e delle regole di codifica, riduzione degli SKU obsoleti.

Infine, è stato definito il framework KPI per misurare il successo del programma (on‑time, on‑budget, defect density, user adoption) e preparato il blueprint di change & training, con key user e super‑user identificati e i requisiti di localizzazione e compliance mappati.

I risultati ottenuti

• assessment e selezione ERP completati più velocemente rispetto al benchmark di settore
• baseline dei requisiti approvata e integrator contrattualizzato due settimane prima della deadline
• TCO, timeline e risk plan validati con chiare azioni di mitigazione
• quick wins proposti per ridisegnare operations e supply chain
• avviate le attività di data cleanup e mappatura delle interfacce per abilitare la fase di Design
• piano di change & training finalizzato con key user già ingaggiati per la data di kickoff

Il progetto si è concluso con una roadmap ERP chiara, processi standardizzati e le attività preparatorie già avviate per la fase di Design. EIM ha garantito una selezione oggettiva della soluzione, una governance strutturata e le condizioni operative per un’implementazione efficace.